Tietosuojaseloste

Vihusrinnesäätiö sr rekisteriseloste, asiakasrekisteri – asiakastietojen tallettaminen ja käyttäminen

EU:n tietosuoja-asetus ja henkilötietolaki (523/99) 10 § mukainen rekisteriselosta

Laatimispäivä 1.1.2022

1. Rekisterinpitäjä

Vihnusrinnesäätiö sr
Kankaantaankatu 61 F 74, k.krs, 37150 Nokia
puh. 050-5117708

2. Rekisteriasioista hoitava henkilö

Vihnusrinnesäätiö sr toimitusjohtaja Jarkko Teuho.

Asiakastietorekisteristä vastaa kiinteistösihteeri Tuija Anttila,
Kankaantaankatu 61 F 74, k.krs, 37150 Nokia, puh. 050-5117708

3. Rekisterin nimi

Kiinteistötieto-, asiakastieto- ja vuokrareskontrajärjestelmä Tampuuri.

4. Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhde ja vuokraustoiminta, vuokrareskontran ylläpito.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Asiakassuhde vuokraus- ja kunnossapito- sekä kiinteistönpitoliiketoiminnassa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten:

Kiinteistöjen kunnossapito ja vuokrasopimusten hallinta:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa ja päättämisessä. Ara-vuokra-asuntojen asukasvalintaan ja vuokranmääritykseen kuuluvat vuokranantajan velvoitteet

Huoneistojen markkinointi ja asiakassuhteiden hoito:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan markkinointi- ja asiakassuhteiden perustietojen ylläpidossa mm. asumisen tukeminen kuten asumisneuvonta, asukas- ja asiakastyytyväisyys-kyselyt, asumiseen liittyvän informaation lähettäminen

Vuokrareskontran hoito:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan vuokrien ja mahdollisten muiden huoneenvuokrasaatavien laskutuksessa ja perinnässä.

6. Rekisterin tietosisältö

Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrarekisteri Tampuuriin voidaan tallentaa vuokrahakijoista, vuokralaisista, kanssavuokralaisesta, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä seuraavia tietoja:

Vuokralaisen ja mahdollisen kanssavuokralaisen nimi, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto, kuten passin numero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edunvalvontatieto, työssäkäynti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot, kontaktitiedot ja osallistuminen vuokranantajan järjestämään toimintaan, muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden nimet ja syntymäajat.

Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi: asumisneuvonnan asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten asiakkaan elämäntilanne ja asumiseen liittyvä palveluverkosto, mahdolliset asumisen tukeen liittyvät asiakirjat kuten esimerkiksi haastattelulomakkeet, tukitahojen tekemät puoltolausunnot, tukisuunnitelmat, tukitahon yhteystiedot ja yhteistyösopimukset, rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot, suoramarkkinointiluvat ja kiellot, turvakiellot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Vuokra-asuntohakemuslomake liitteineen sekä vuokrasopimus.

Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta Vihnusrinnesäätiö sr ulkopuolelle pois lukien vuokrasuhteen ja vuokrausliiketoiminnan hoitamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyen Vihnusrinnesäätiö sr sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella hänen palveluverkostolleen ja tukitahoille.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto / säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto on suojattu ja se arkistoidaan lukitussa tilassa. Vuokra-asuntohakemuksia säilytetään lukittavissa tiloissa. Aineistoa pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut henkilöt.

B. Tampuuriin tallennetut tiedot / rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on pääsy vain Vihnusrinnesäätiö sr henkilökunnalla. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtävä-kohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa.

10.Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä asiakkaalla on henkilötietolain ja tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu sekä oikeus pyynnöstä saada itseään koskevista tiedoista ja asiakirjoista kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopiot ovat maksuttomia kerran vuodessa. Seuraavista kopiopyynnöistä veloitamme 50 €/kerta.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyynnön voi tehdä myös henkilökohtaisesti asiakaspalvelussamme.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

11. Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista, ottamalla yhteys rekisterinpitäjään, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta. Hakemuksessa havaitun virheellisen tiedon voi rekisterinpitäjä korjata saatuaan oikean tiedon kirjallisesti hakijalta.

12. Rekisteröidyn informointi

Vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu siitä, että häntä koskevat tiedot tullaan rekisteröimään kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontra-järjestelmä Tampuuriin. Lisäksi vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu, että rekisteriseloste on nähtävänä Vihnusrinnesäätiö sr toimistossa.